Integración de sistemas
El dato se introduce una vez y llega a todas partes.
- # ERP y CRM
- # Microsoft 365 y Google Workspace
- # Bases de datos y documentos
- # APIs, SaaS y sistemas legacy
El problema
El ERP por un lado, el CRM por otro, la facturación en un tercero y media empresa funcionando sobre hojas de cálculo. Cada sistema tiene su versión de la verdad y alguien se encarga de que coincidan.
Ese trabajo de puente no aparece en ningún organigrama, pero consume horas cada semana y es donde se cuelan las duplicidades, los datos desfasados y los errores que luego cuesta rastrear.
La solución
Conectamos los sistemas que ya tienes para que la información viaje sola entre ellos, en el sentido que tenga sentido para tu negocio y con las reglas que decidáis: qué sistema manda, qué se sincroniza y con qué frecuencia.
No obligamos a cambiar de software ni a migrar nada que funcione. Si un sistema no tiene API, buscamos la vía que sí existe: exportaciones, base de datos, correo o el propio documento.
Cada herramienta con su versión de la verdad
El mismo dato se teclea varias veces, las diferencias aparecen semanas después y nadie sabe qué sistema tiene la información buena.
Una sola entrada, un solo criterio
El dato entra una vez y se propaga con reglas claras. Cuando algo no cuadra, salta en el momento y no tres cierres más tarde.
Inventario de sistemas
Qué herramientas hay, qué datos guarda cada una y cuál debe mandar en caso de conflicto.
Diseño del flujo de datos
Qué se sincroniza, en qué dirección, con qué frecuencia y qué se hace cuando dos fuentes no coinciden.
Conexión
Vía API cuando existe; y cuando no, por la vía que el sistema permita, siempre con credenciales propias.
Control y trazabilidad
Registro de lo que se ha movido, alertas cuando una integración falla y reintentos donde tengan sentido.
- ¿Y si mi ERP es antiguo y no tiene API?
- Es lo más habitual. Casi siempre hay una vía: la base de datos, exportaciones programadas, ficheros, correo o la propia interfaz. Lo evaluamos en el diagnóstico antes de prometer nada.
- ¿Tengo que cambiar de software?
- No. La integración existe precisamente para no tener que hacerlo. Solo lo planteamos si el sistema actual impide de raíz cualquier conexión, y en ese caso lo decimos claro.
- ¿Qué pasa si dos sistemas tienen datos distintos?
- Se decide de antemano cuál manda para cada tipo de dato. Y cuando la diferencia no se puede resolver automáticamente, se marca para que una persona la revise en lugar de sobrescribir a ciegas.
- ¿Qué pasa si una integración falla?
- Salta un aviso y queda registrado qué se quedó a medias. Los flujos se diseñan para poder reintentar sin duplicar operaciones.
- ¿Es seguro dar acceso a mis sistemas?
- Cada integración usa credenciales propias, con los permisos mínimos necesarios y revocables en cualquier momento. Queda registro de qué se ha consultado y qué se ha escrito, y la solución se diseña teniendo en cuenta la protección de datos y los requisitos aplicables a cada proyecto.