Cambiar · Rediseño de procesos
Rediseño de procesos
Automatizar un proceso confuso solo produce los mismos errores, más rápido. Primero se ordena.
- Mapa del proceso real
- Pasos y reglas
- Excepciones definidas
- Cambio de programa
El reto
En muchas empresas el proceso real no es el que está escrito: cada persona lo hace a su manera, hay pasos heredados que nadie cuestiona y las excepciones se resuelven de memoria. Y a veces el problema es el propio programa, que obliga a dar rodeos o a cubrir con hojas de cálculo lo que no hace.
Si se automatiza tal cual, la automatización hereda todo eso. Las excepciones se multiplican, los errores llegan antes a más sitios y nadie entiende bien qué está pasando.
La solución
Recorremos el proceso con quienes lo hacen cada día y lo dejamos por escrito tal como es. Después quitamos los pasos que no aportan, fijamos las reglas y decidimos qué hacer con cada excepción.
Si el programa es el cuello de botella, lo decimos y te ayudamos a valorar alternativas y a hacer el cambio. Con el proceso ordenado, automatizar es más sencillo, más barato y más fiable.
Automatizar tal cual o ordenar antes
El desorden, más rápido
Los pasos inútiles se ejecutan solos, las excepciones se acumulan y cada cambio del negocio rompe algo.
Menos pasos, reglas claras
Se automatiza solo lo que tiene sentido, cada excepción tiene a alguien que la resuelve y el sistema es fácil de mantener.
Cómo lo hacemos
- 1
Mapa del proceso real
Cómo se hace de verdad, paso a paso, con quien lo hace cada día.
- 2
Qué sobra y qué falta
Pasos que no aportan, reglas que nadie ha escrito y excepciones sin responsable.
- 3
Proceso rediseñado
El nuevo paso a paso, con responsables, reglas y qué hacer cuando algo no cuadra.
- 4
Herramienta adecuada
Conservar el programa, cambiarlo o construir a medida. Y después, automatizar.
Preguntas frecuentes
¿Esto es la consultoría de procesos de toda la vida?
En parte, pero con un objetivo concreto: dejar el proceso listo para automatizarlo bien. No entregamos un manual que se queda en un cajón, sino un proceso que después se implanta.
¿Me vais a obligar a cambiar de programa?
No. Solo lo proponemos cuando el programa es el cuello de botella, y te explicamos por qué. Si funciona, se conserva y se conecta con lo demás.
¿Y si el cambio de programa es grande?
Se plantea por fases, empezando por lo que más tiempo libera. La decisión siempre es tuya, con las alternativas y lo que implica cada una por escrito.
¿Hace falta parar la empresa?
No. El análisis se hace con el equipo trabajando, y los cambios se introducen por partes.