Integració de sistemes
La dada s'introdueix un cop i arriba a tot arreu.
- # ERP i CRM
- # Microsoft 365 i Google Workspace
- # Bases de dades i documents
- # APIs, SaaS i sistemes legacy
El problema
L'ERP per una banda, el CRM per l'altra, la facturació en un tercer i mitja empresa funcionant sobre fulls de càlcul. Cada sistema té la seva versió de la veritat i algú s'encarrega que coincideixin.
Aquesta feina de pont no apareix en cap organigrama, però consumeix hores cada setmana i és on s'hi colen les duplicitats, les dades desfasades i els errors que després costa rastrejar.
La solució
Connectem els sistemes que ja tens perquè la informació viatgi sola entre ells, en el sentit que tingui sentit per al teu negoci i amb les regles que decidiu: quin sistema mana, què se sincronitza i amb quina freqüència.
No obliguem a canviar de programari ni a migrar res que funcioni. Si un sistema no té API, busquem la via que sí que existeix: exportacions, base de dades, correu o el mateix document.
Cada eina amb la seva versió de la veritat
La mateixa dada es tecleja diverses vegades, les diferències apareixen setmanes després i ningú no sap quin sistema té la informació bona.
Una sola entrada, un sol criteri
La dada entra un cop i es propaga amb regles clares. Quan alguna cosa no quadra, salta en el moment i no tres tancaments més tard.
Inventari de sistemes
Quines eines hi ha, quines dades guarda cadascuna i quina ha de manar en cas de conflicte.
Disseny del flux de dades
Què se sincronitza, en quina direcció, amb quina freqüència i què es fa quan dues fonts no coincideixen.
Connexió
Via API quan existeix; i quan no, per la via que el sistema permeti, sempre amb credencials pròpies.
Control i traçabilitat
Registre del que s'ha mogut, alertes quan una integració falla i reintents on tinguin sentit.
- I si el meu ERP és antic i no té API?
- És el més habitual. Gairebé sempre hi ha una via: la base de dades, exportacions programades, fitxers, correu o la mateixa interfície. Ho avaluem en el diagnòstic abans de prometre res.
- He de canviar de programari?
- No. La integració existeix precisament per no haver-ho de fer. Només ho plantegem si el sistema actual impedeix d'arrel qualsevol connexió, i en aquest cas ho diem clar.
- Què passa si dos sistemes tenen dades diferents?
- Es decideix per endavant quin mana per a cada tipus de dada. I quan la diferència no es pot resoldre automàticament, es marca perquè una persona la revisi en lloc de sobreescriure a cegues.
- Què passa si una integració falla?
- Salta un avís i queda registrat què es va quedar a mitges. Els fluxos es dissenyen per poder reintentar sense duplicar operacions.
- És segur donar accés als meus sistemes?
- Cada integració fa servir credencials pròpies, amb els permisos mínims necessaris i revocables en qualsevol moment. Queda registre del que s'ha consultat i del que s'ha escrit, i la solució es dissenya tenint en compte la protecció de dades i els requisits aplicables a cada projecte.