Canviar · Redisseny de processos
Redisseny de processos
Automatitzar un procés confús només produeix els mateixos errors, més de pressa. Primer s'endreça.
- Mapa del procés real
- Passos i regles
- Excepcions definides
- Canvi de programa
El repte
A moltes empreses el procés real no és el que està escrit: cada persona el fa a la seva manera, hi ha passos heretats que ningú no qüestiona i les excepcions es resolen de memòria. I a vegades el problema és el mateix programa, que obliga a fer volta o a cobrir amb fulls de càlcul el que no fa.
Si s'automatitza tal com està, l'automatització n'hereta tot. Les excepcions es multipliquen, els errors arriben abans a més llocs i ningú no entén bé què passa.
La solució
Recorrem el procés amb qui el fa cada dia i el deixem per escrit tal com és. Després traiem els passos que no aporten, fixem les regles i decidim què fer amb cada excepció.
Si el programa és el coll d'ampolla, ho diem i t'ajudem a valorar alternatives i a fer el canvi. Amb el procés endreçat, automatitzar és més senzill, més barat i més fiable.
Automatitzar tal com està o endreçar abans
El desordre, més de pressa
Els passos inútils s'executen sols, les excepcions s'acumulen i cada canvi del negoci trenca alguna cosa.
Menys passos, regles clares
Només s'automatitza el que té sentit, cada excepció té algú que la resol i el sistema és fàcil de mantenir.
Com ho fem
- 1
Mapa del procés real
Com es fa de veritat, pas a pas, amb qui el fa cada dia.
- 2
Què sobra i què falta
Passos que no aporten, regles que ningú no ha escrit i excepcions sense responsable.
- 3
Procés redissenyat
El nou pas a pas, amb responsables, regles i què fer quan alguna cosa no quadra.
- 4
Eina adequada
Conservar el programa, canviar-lo o construir a mida. I després, automatitzar.
Preguntes freqüents
Això és la consultoria de processos de tota la vida?
En part, però amb un objectiu concret: deixar el procés preparat per automatitzar-lo bé. No entreguem un manual que es queda en un calaix, sinó un procés que després s'implanta.
M'obligareu a canviar de programa?
No. Només ho proposem quan el programa és el coll d'ampolla, i t'expliquem per què. Si funciona, es conserva i es connecta amb la resta.
I si el canvi de programa és gran?
Es planteja per fases, començant pel que allibera més temps. La decisió sempre és teva, amb les alternatives i el que implica cadascuna per escrit.
Cal aturar l'empresa?
No. L'anàlisi es fa amb l'equip treballant, i els canvis s'introdueixen per parts.